Tarjouspyyntö metallityöstä: mitä tietoja ja liitteitä tarvitaan?

Pika-yhteenveto

Metallityön tarjouspyyntöön kannattaa liittää työn käyttötarkoitus, piirustus tai mitoitettu luonnos, materiaali, kappalemäärä, toimituspaikka ja toivottu aikataulu. Kerro myös, kuuluuko työhön asennus, pintakäsittely tai dokumentointi. Kaikkien tietojen ei tarvitse olla valmiina: merkitse avoimet asiat selvästi ja lähetä käytettävissä oleva aineisto. Näin tarjouksen sisältöä voidaan tarkentaa samojen lähtötietojen perusteella.

Onko työ jo mielessä? Lähetä tarjouspyyntö liitteineen tai soita Sakarille 0400 173 157.

Mistä hyvä metallityön tarjouspyyntö alkaa?

Aloita kertomalla, mitä osan tai rakenteen pitää tehdä. Tarvitaanko uusi osa olemassa olevaan koneeseen, levystä leikattava kappalesarja vai työmaalle toimitettava teräsrakenne? Käyttötarkoitus antaa mitoille ja materiaalille asiayhteyden. Pelkkä kuva ja kysymys hinnasta voivat riittää keskustelun avaamiseen, mutta niiden perusteella työn lopullinen laajuus ei aina vielä selviä.

Kirjoita myös, mitä olet itse jo selvittänyt ja mitä odotat toimittajan selvittävän. On eri asia pyytää valmistusta valmiista suunnitelmasta kuin etsiä toteutustapaa alustavalle idealle. Jos suunnittelu on kesken, sano se suoraan. Puuttuvia lähtötietoja ei tarvitse peittää hienolla tarjouspyyntöpohjalla. Muutama täsmällinen lause auttaa enemmän kuin pitkä esittely, josta varsinainen tarve puuttuu.

Mitä tietoja tarjouspyyntöön kannattaa liittää?

Käy seuraava muistilista läpi ennen lähettämistä. Jos jokin kohta ei koske työtäsi, jätä se pois. Jos tieto puuttuu mutta vaikuttaa toteutukseen, merkitse se selvitettäväksi. Tavoitteena on tehdä työn rajat näkyviksi molemmille osapuolille.

• Käyttötarkoitus: mitä valmistetaan tai korjataan ja mihin se tulee?
• Mitat ja piirustus: ulkomitat, liitoskohdat, reiät ja muut toiminnan kannalta tärkeät mitat.
• Materiaali: tiedossa oleva materiaalilaatu ja ainevahvuus sekä tieto materiaalin toimittajasta.
• Määrä: kappalemäärä, mahdolliset eri versiot ja tieto toistuvasta tarpeesta.
• Työn sisältö: leikkaus, hitsaus, koneistus, pintakäsittely, kuljetus tai asennus tarpeen mukaan.
• Toimitus: kohteen osoite, tavoiteaika ja mahdollinen työmaan vastaanottoaika.
• Laatuvaatimukset: suunnitelmissa esitetyt tarkastukset, asiakirjat ja muut erityisvaatimukset.
• Yhteyshenkilö: kuka vastaa teknisiin kysymyksiin ja kuka hyväksyy tarjouksen?

Riittääkö valokuva vai tarvitaanko piirustus?

Valokuva auttaa näyttämään kohteen, ympäristön ja näkyvän ongelman. Ota yleiskuva ja tarvittaessa lähikuvat liitoskohdista tai vaihdettavasta osasta. Kerro, mikä kuvassa on työn kohde. Jos kuvassa on useita samanlaisia osia, merkitse oikea osa tai nimeä se viestissä. Muuten ensimmäinen tarkentava kysymys saattaa koskea aivan muuta kappaletta kuin olit ajatellut.

Kuva ei yksin kerro tarkkoja mittoja, materiaalilaatua tai piilossa olevia kiinnityksiä. Mitoitettu luonnos on siksi hyödyllinen lisä. Piirustuksesta kannattaa lähettää luettava versio, jossa näkyvät mittayksikkö ja voimassa oleva revisio eli suunnitelman versio. Jos työstä on monta tiedostoa, nimeä ne niin, että ajantasainen aineisto löytyy helposti. Kerro erikseen, jos jokin mitta on vasta arvio.

Leikattavissa levyosissa huomio kohdistuu esimerkiksi levyn paksuuteen, osan muotoon, aukkoihin ja tärkeisiin mittavaatimuksiin. Plasmaleikkauksen palvelusivulta löydät työn tilaamiseen liittyvät lähtötiedot. Tiedostomuodon sopivuus kannattaa varmistaa työn vastaanottajalta ennen lopullisen valmistusaineiston kokoamista.

Entä jos materiaalilaatu ei ole tiedossa?

Ilmoita se avoimesti. Ulkonäön perusteella ei kannata nimetä materiaalia varmaksi. Kerro sen sijaan, mistä osa on peräisin, missä sitä käytetään ja onko saatavilla vanhoja piirustuksia tai materiaalitietoja. Näiden avulla voidaan arvioida, mitä on vielä selvitettävä ennen valmistusta tai korjausta. Materiaalin tunnistaminen ja sopivan korvaavan materiaalin valinta ovat eri kysymyksiä.

Jos toimitat materiaalin itse, mainitse se tarjouspyynnössä. Kerro myös, toimitatko valmiiksi katkaistut aihiot vai suuremman levyn tai tangon. Toimittajalle jäävä työ muuttuu sen mukaan, mistä vaiheesta valmistus alkaa. Vastaavasti toimittajan hankkimasta materiaalista on hyvä sopia selvästi, jotta sama hankinta ei jää molempien oletukseksi tai kokonaan tekemättä.

Miten kappalemäärä ja työn rajaus vaikuttavat tarjoukseen?

Ilmoita erikseen ensimmäisen toimituksen määrä ja mahdollinen myöhempi tarve. Yhden koekappaleen tarjous ei kuvaa automaattisesti myöhemmän sarjan kappalehintaa. Jos haluat vertailla kahta määrää, pyydä ne näkyviin erillisinä vaihtoehtoina. Kerro myös, ovatko kaikki kappaleet samanlaisia vai kuuluuko toimitukseen useita malleja, joilla on omat piirustuksensa.

Rajaa työvaiheet: tilaatko pelkän valmistetun osan vai myös toimituksen ja asennuksen? Hitsaus- ja metallitöissä valmisteluun voi liittyä tilaajan toimittamien osien sovittamista ja lähtötietojen tarkentamista. Teräsrakenteissa taas valmistus, pintakäsittely, kuljetus ja työmaa-asennus kannattaa erottaa tarjouspyynnössä omiksi kokonaisuuksikseen silloin, kun ne kuuluvat hankintaan.

Kun hankinta koskee rakenteellista teräskokoonpanoa, selvitä myös tuotteen asiakirjavaatimukset. EN 1090 ja teräsrakenteen CE-merkintä -opas auttaa kysymään valmistajan todistuksesta ja toimituksen asiakirjoista.

Mitä työmaasta ja aikataulusta pitää kertoa?

Anna kohteen osoite ja kerro, tapahtuuko työ konepajalla vai paikan päällä. Työmaakohteessa hyödyllisiä tietoja ovat kulkureitti, työskentelytila, muiden töiden eteneminen ja tilaajan yhteyshenkilö. Kerro tiedossa olevat rajoitukset ja mahdollinen seisokkiaika. Niiden perusteella osapuolet voivat selvittää, mitä valmisteluja ja yhteensovitusta työ edellyttää.

Erota toivottu valmistumispäivä ehdottomasta käyttöönottopäivästä. Jos toimitus voi tulla useassa erässä, mainitse myös se. Aikataulussa on hyvä tunnistaa valmistuksen lisäksi suunnitelmien hyväksyntä, materiaalien hankinta ja mahdolliset ulkopuoliset työvaiheet. Älä oleta, että tarjouspyynnössä mainittu päivämäärä on jo vahvistettu toimitusaika. Sovittu aikataulu kirjataan tarjoukseen tai tilausvahvistukseen.

Miten tarjoukset saa vertailukelpoisiksi?

Lähetä tarjoajille sama aineisto ja samat rajaukset. Jos suunnitelma muuttuu tarjouskierroksen aikana, toimita uusi versio kaikille mukana oleville tarjoajille. Tarkista hinnan lisäksi, mitkä työvaiheet, materiaalit, kuljetukset ja asiakirjat sisältyvät tarjoukseen. Halvemmalta näyttävä tarjous voi käsittää pienemmän kokonaisuuden, jolloin pelkkä loppusumma ei vielä kerro eroa.

Pyydä avoimet kohdat näkyviin: mitä oletuksia hinnoittelussa on käytetty ja mikä tarkentuu vasta mittauksen tai suunnitelmien valmistuttua? Vertailussa auttaa myös selkeä tieto toimitusajasta ja siitä, kuka vastaa mistäkin työvaiheesta. Tarkoitus ei ole kasvattaa paperipinoa, vaan varmistaa, että molemmat osapuolet puhuvat samasta työstä ennen tilausta.

Voiko tarjouspyynnön lähettää, vaikka kaikki tiedot puuttuvat?

Voi. Kerro mitä tarvitset, lähetä olemassa olevat kuvat tai suunnitelmat ja nimeä puuttuvat tiedot. Asennuspalvelu TOYSin palvelusivuilla tarjouspyynnön lähtökohdaksi riittävät käytettävissä olevat tiedot, joita tarkennetaan yhdessä. Keskeneräisestä ajatuksesta voi siis aloittaa keskustelun. Lopullinen toteutus ja tarjous täsmennetään sen mukaan, mitä työstä selviää.

Kopioitava pohja metallityön tarjouspyyntöön

Voit käyttää seuraavaa runkoa viestissäsi. Lisää liitteiden nimet loppuun ja kerro, mikä tiedosto on uusin. Jos pyydät tarjousta useasta erillisestä työstä, kuvaa kukin työ omana kokonaisuutenaan. Näin yksittäinen osa tai työvaihe ei huku muun aineiston joukkoon.

• Tarvitsemme: [osa, rakenne tai työ ja sen käyttötarkoitus].
• Kohde ja toimituspaikka: [osoite sekä valmistus- tai asennustarve].
• Mitat, materiaali ja määrä: [tiedot tai maininta siitä, mitä puuttuu].
• Tarjoukseen sisällytettävät työvaiheet: [luettelo].
• Tavoiteaikataulu: [toivottu toimitus ja mahdolliset sidotut ajankohdat].
• Liitteet ja suunnitelmaversiot: [tiedostot].
• Selvitettävät asiat: [avoimet kysymykset].
• Yhteyshenkilö: [nimi, puhelin ja sähköposti].

Laitetaan työ liikkeelle. Lähetä metallityön tarjouspyyntö. Hitsaus- ja metallitöistä vastaa Sakari Yrjänheikki, 0400 173 157. Teräsrakenteista ja asennuksista voit kysyä Tuure Mäeltä, 040 848 4766.